درس گرفتن از گذشته با ارزش است چون امکان درک عمیق تجربیاتمان را به ما میدهد. این امر به ما کمک میکند تا بینش لازم برای تصمیم گیری بهتر در آینده را به دست بیاوریم. با تأمل در موفقیت‌ها و شکست‌های گذشته، ما میتوانیم بفهمیم چه مواردی نتیجه خوبی به همراه داشته است و چه مواردی اینگونه نبوده اند. همچنین ما می توانیم استراتژی هایمان را در جهت بهبود عملکرد خود ارتقاء دهیم. این نکته ی مهمی در تجارت است، به عبارتی تجربیات گذشته می توانند از بهبودهای آینده خبر دهند.
بازنگری یک فرایند ارزشمند در جهت تفکر و تعمق در مورد اهداف و نتایج گذشته است که به شناسایی زمینه های بهبود و ارائه پیشنهاداتی در خصوص اقدامات آتی کمک می کند. در این مقاله ما در مورد فرایند بازنگری در چرخه ی OKR و ۱۰ سوال برتر که باعث پیشرفت ما در این حوزه می شود صحبت خواهیم کرد.
بازنگری در OKR صرفاً یک فرآیند تجدید نظر ساده است که باید در پایان یک چرخه OKR که معمولاً فصلی است اتفاق بیافتد. هدف از بازنگری ارزیابی پیشرفتمان در دستیابی به اهدافمان است. در واقع بازنگری منجر به شناسایی زمینه های موفقیت، فرصت های بهبود و تعیین گام های بعدی برای چرخه OKR بعدی می شود.
در طول مدت بازنگری، تیم های درگیر در چرخه OKR، در مورد میزان پیشرفت در رسیدن به هر هدف و کارآمد بودن نتایج کلیدی مرتبط به آن هدف بحث و بررسی می کنند. آنها دلایل بالقوه موفقیت یا شکست و همچنین داده ها و معیارهای جمع آوری شده در طول چرخه OKR را تجزیه و تحلیل می کنند تا دریابند آیا به نتیجه ی مورد نظر دست یافته اند یا خیر؟ بر اساس این یافته ها، تیم ها می توانند تعیین کنند که چه اصلاح و تغییراتی مربوط به اهداف و نتایج کلیدی و روش های مورد استفاده در چرخه OKR بعدی مورد نیاز است. معمولاً جهت یافتن پاسخ هایی که به ارزیابی موفقیت یا شکست OKR ها کمک می کند، سؤالاتی مطرح میگردد از جمله: چرا به جلسات بازنگری okr نیاز داریم؟
در چرخه ی OKR بازنگری فوق العاده حائز اهمیت است، زیرا این چرخه یک فرآیند چابک و تکرارپذیر است که هر سه ماه یکبار اجرا می شود. جلسات بازنگری فصلی به تیم ها این امکان را میدهد تا عملکرد خود را ارزیابی کرده و مشکلات موجود را شناسایی کنند. با انجام این کار، تیم ها می توانند استراتژی های خود را تنظیم و تغییرات لازم را در زمان درست اعمال کنند، نه اینکه منتظر بمانند تا یک سال تمام شود.
توجه بازنگری فصلی فقط بر دستیابی به نتایج نهایی نیست، بلکه بر یادگیری و بهبود برای سه ماهه بعدی نیز تمرکز دارد. با تجزیه و تحلیل نتایج سه ماهه قبل، تیم ها می توانند علاوه بر برنامه ریزی برای سه ماهه بعدی، احتمال موفقیتشان را نیز پیش بینی کنند.
برگزاری جلسات بازنگری در OKR مزایای زیر را به همراه خواهد داشت.
الف – آگاهی کامل نسبت به چشم انداز و اولویت ها
مدیریت در پایان هر فصل جلساتی را با هر تیم برگزار می کند تا در مورد OKR سه ماهه قبلی بحث کنند و اولویت ها و چشم انداز مربوط به سه ماهه آینده را بروزرسانی کنند. این کار باعث میشود تا کارمندان بتوانند OKR های خود را مطابق با OKR های شرکت تنظیم کنند و از آنجایی که بازنگری فصلی یک دوره سه ماهه است، تغییر اولویت ها در جهت پاسخ به نیازهای سه ماهه آینده آسان می شود. روند بازنگری به تیم ها فرصت میدهد تا پیشرفتشان به سمت اهداف را ارزیابی کرده و براساس نتایج به دست آمده مواردی که نیاز به تلاش بیشتری دارند را مشخص کنند. این امر تخصیص موثر منابع و حرکت به سمت یک چشم انداز واحد را تضمین می کنند.
ب – شفافیت امور را به ارمغان می آورد
یک بازنگری موثر و کارآمد OKR بستری را برای اعضای تیم فراهم می کند تا به مشکلات و موضوعاتی که در سه ماهه قبل با آن مواجه بودند رسیدگی کنند. بر اساس این فرایند، کارمندان میتوانند اهداف خود را با هم تیمی های خود هماهنگ و تنطیم کنند که این امر منجر به بهبود پویایی تیم و موفقیت آنها در رسیدن به اهداف می شود. همچنین مشارکت کارکنان را تقویت می کند که منجر به افزایش بهره وری و رضایت شغلی می گردد.
ج – متمرکز ماندن بر OKR
مرور و بررسی میزان پیشرفت باعث میشود تا تیم ها مطمئن شوند که در مسیر دستیابی به اهداف خود قرار دارند و تمام تلاش‌هایشان همسو است. همچنین به تیم ها کمک می کند تا هرگونه حواس پرتی یا انحراف را شناسایی کرده و تلاش های خود را بر روی اهداف مهم متمرکز کنند. در نتیجه تیم ها زمان و منابع خود را برای کارهای بی اهمیت هدر نمی دهند.
د – مشاهده و بررسی شکست و درس آموزی از آن
از طریق فرآیند بازنگری، تیم ها می توانند موضوعات و زمینه هایی که در آن کوتاهی کرده اند را شناسایی کنند و دریابند که چرا شکست خورده اند. با درس گرفتن (درس آموزی) از این شکست ها، تیم ها می توانند استراتژی ها و تاکتیک های خود را تنظیم کنند. آنها همچنین می توانند کمبود و کاستی های مهارت یا دانش خود را مشخص کنند و روی برطرف کردن آنها برای بهبود عملکرد آینده خود کار کنند. همچنین این امر به پرورش فرهنگ نوآوری و بهبود مستمر کمک می کند. اعضای تیم می توانند درباره شکست های خود بحث کنند، از آنها درس بگیرند و از این دانش برای نوآوری و بهبود فرآیندهای خود استفاده کنند.
ذ – ارائه دادن زمینه های بهبود
فرآیند بازنگری تیم ها را قادر می سازد تا در مورد عملکرد خود تامل کنند. این امر باعث میشود تا میزان پیشرفت خود به سمت اهداف را ارزیابی کرده و زمینه هایی را که میتوانند ارتقاء دهند مشخص کنند. از نتایج مثبت این امر می توان به بهبود فرآیندها، تقویت ارتباطات، توسعه مهارت‌های جدید یا رفع موانع اشاره کرد.
اگر چه هدف از جلسه بازنگری نگاه کردن به گذشته و تأمل در آن است، اما شاخص های خاصی وجود دارد که موفق بودن جلسه ی بازنگری را تعیین میکنند.
ده سوال بازنگری و آنچه که ما با این سوالات به دست می آوریم:
۱- کدام یک از OKR ها طبق برنامه پیش رفته اند و کدام یک در معرض ریسک هستند؟
۲- موانع موجود برای OKR های در معرض ریسک چیست؟
۳- کدام طرح و برنامه ها موفق نشدند و چرا؟
۴- آیا OKR تغییر در فرهنگ و پویایی ما را به همراه دارد؟
۵- آیا ما نتایج خود را به دقت اندازه گیری کرده ایم؟
۶- بزرگترین چالش هر تیم چه بوده است؟
۷- بزرگترین عامل اتلاف وقت در هر هفته چه می باشد؟
۸- به عنوان یک تیم، آیا کاری وجود دارد که باید شروع و یا متوقف کنیم؟
۹- از نظر استراتژی و اهداف، چه مواردی کمترین وضوح و شفافیت را برای ما دارد؟
۱۰- چگونه میشود بهتر از تیم ها حمایت کرد؟
انجام یک بازنگری OKR بخشی اساسی از فرآیند OKR است. این امر باعث میشود تا تیم ها بتوانند پیشرفت خود را در جهت دستیابی به اهدافشان ارزیابی کنند. با پرسیدن سوالات درست در طول دوره بازنگری، می توانید زمینه های قدرت و بهبود را شناسایی کنید.
۱۰سوال بازنگری OKR که در این اینجا مورد بحث قرار گرفت به شما کمک می کند تا در مورد عملکرد خود در گذشته فکر کنید. این سوالات به عنوان نقطه شروع شما را قادر می سازد تا بحث‌های سازنده‌تری داشته باشید و اقداماتی را ارائه کنید که به طور موثرتر شما را در رسیدن به اهدافتان یاری میدهند.
منبع: https://www.peoplebox.ai/blog/okr-retrospective
